Pro­jek­t­man­age­ment mit Agantty

Für einzelne Auf­gaben oder zumin­d­est isolierte Auf­gaben­bere­iche nutze ich im Büro und gerne auch im Unter­richt die Kanban-Methode.

Aber manche mein­er Auf­gaben haben bes­timmte Zeitvor­gaben oder sind von anderen Auf­gaben, die davor erledigt wer­den müssen, abhängig.
Und manche dieser Auf­gaben sind an Kol­legin­nen oder Kol­le­gen gebun­den, die also diese Auf­gabe zuerst abgeschlossen haben müssen, bevor ich mit mein­er begin­nen kann.

Ein Kan­ban-Board kann das nur unzure­ichend abbilden; ich halte Kan­ban auch für keine Meth­ode des Pro­jek­t­man­age­ments, son­dern lediglich für eine Möglichkeit, den Fluss von Arbeit­sprozessen darzustellen.

Da sich durch Coro­na der tägliche Flur- oder Lehrerz­im­mer-Kon­takt zu Kol­legin­nen und Kol­le­gen stark ver­ringert hat, habe ich nach ein­er Möglichkeit gesucht, meine Pro­jek­te dig­i­tal abzu­bilden. So kön­nen auch ohne per­sön­liche Tre­f­fen und Absprachen alle Beteiligten jed­erzeit den Überblick behalten.

Und siehe da: Ich hat­te schon eine.
Tat­säch­lich hat­te ich ganz vergessen, dass ich 2018 die Entwick­lungsziele unseres Schul­pro­gramms bere­its mit Hil­fe von Gantt-Dia­gram­men abzu­bilden ver­sucht habe. Und zwar mit Hil­fe des kosten­losen Tools Agant­ty.

Damals war aber kaum jemand dazu zu bewe­gen, bei diesem dig­i­tal­en Kram mitzu­machen. Heute sieht die Bere­itschaft, mit ver­schieden­sten dig­i­tal­en Tools zu arbeit­en, ganz anders aus.

Ich habe also meinen Agant­ty-Account wieder­belebt, die alten Pro­jek­te aus 2018 aus­ge­fegt, und neu begonnen.

Wie funk­tion­iert Agantty?

Nach ein­er kosten­losen Reg­istrierung (die Entwick­ler freuen sich aber über Spenden!) gelangt man direkt auf ein Gantt-Dia­gramm. Gantt-Dia­gramme sind Balk­endi­a­gramme, mit denen sich zeitliche Abfol­gen oder Über­lagerun­gen von Aktiv­itäten inner­halb eines Pro­jek­ts darstellen lassen.

Für seine Pro­jek­te und deren Auf­gaben kann man beliebig viele Teams mit beliebig vie­len Mit­gliedern erstellen.
Aus mein­er Erfahrung ist es sin­nvoll, hier eher klein­teilig vorzuge­hen, auch wenn dabei gefühlt manch­mal die Gren­ze zwis­chen Team und Pro­jekt ver­schwimmt, die aber in der Real­ität ja auch nicht gegeben ist: Ich habe ein Pro­jekt mit einem bes­timmten Team, bei­des gehört zusammen.

Pro­jekt und Team anlegen

Ich beginne also immer mit einem Pro­jekt.
Zur Erstel­lung vergebe ich einen Pro­jek­t­na­men, lege einen Zeitraum für das gesamte Pro­jekt fest und weise das Pro­jekt einem Team zu oder erstelle ein neues Team für dieses Pro­jekt.
Während der Erstel­lung eines neuen Teams kön­nen die entsprechen­den Mit­glieder direkt per E‑Mail ein­ge­laden wer­den.
Auch die jew­eili­gen Rechte von „Pro­jek­t­man­ag­er” bis „nur sehen” kön­nen hier gle­ich vergeben werden.

Dieser Schritt kann aber auch jed­erzeit noch nachge­holt und weit­ere Mitar­beit­er ein­ge­laden werden.

Auf­gaben und Meilensteine

Wenn das Pro­jekt ste­ht, kann es mit Auf­gaben gefüllt wer­den. Die entsprechen­den Felder dafür ste­hen direkt nach dem Spe­ich­ern des Pro­jek­ts auf der recht­en Seite zur Verfügung.

An dieser Stelle kön­nen nun beliebig viele Auf­gaben inner­halb des Pro­jek­tzeitraums einge­tra­gen und auch einzel­nen Mit­gliedern des Teams zugewiesen wer­den.
Dabei wird für die Auf­gaben jew­eils ein Zeitraum von einem Tag bis zu beliebig vie­len Tagen fest­gelegt, nicht aber über das Pro­jek­tende hin­aus. Es sind also auch sich über­lagernde, also gle­ichzeit­ige Auf­gaben möglich.

Eine von mir nicht genutzte Möglichkeit ist auch der Ein­trag vorge­se­hen­er Zeit-Ressourcen, also Arbeitsstun­den.
Aber da ich diese ja ohne­hin mit nie­man­dem abrechne, habe ich das noch nicht gebraucht.

Neben Auf­gaben kön­nen auch Meilen­steine ein­gerichtet wer­den.
Im Pro­jek­t­man­age­ment dienen Meilen­steine dazu, den Pro­jek­tver­lauf in einzelne Abschnitte mit über­prüf­baren Zwis­chen­zie­len zu unterteilen.
Ich nutze Meilen­steine eher sel­ten, und wenn, dann meis­tens als Zwis­chen-Kon­trollen zur Eval­u­a­tion des bish­eri­gen Pro­jek­t­fortschritts und zur Über­prü­fung, ob das Pro­jekt noch in den richti­gen Bah­nen ver­läuft.
Manch­mal sind Meilen­steine aber auch nett, um bei län­geren Pro­jek­ten den Abschluss ein­er Phase zu feiern. Dann haben sie außer einem Innehal­ten keine beson­dere Funk­tion und Folge.

Voraus­set­zun­gen und Abhängigkeiten

Span­nend wird ein Gantt-Dia­gramm für mich neben der zeitlichen Über­sicht durch die Darstel­lung von Voraus­set­zun­gen und Abhängigkeiten.

Oft­mals hän­gen in einem Pro­jekt Auf­gaben ja voneinan­der ab. Bei ein­er schulis­chen Pro­jek­t­woche müssen beispiel­sweise erst alle Pro­jek­tbeschrei­bun­gen vor­liegen, bevor sie aus­ge­hängt und gewählt wer­den kön­nen.
Die Wahl wiederum ist abhängig davon, dass jemand Wahlzettel oder eine Online-Wahl vor­bere­it­et hat.

In Agant­ty beste­ht der Unter­schied zwis­chen „Voraus­set­zung” und „Abhängigkeit” eigentlich nur in der far­blichen Darstel­lung. Die Voraus­set­zung für eine Auf­gabe wird durch eine rote Lin­ie zwis­chen den bei­den sich bedin­gen­den Auf­gaben dargestellt, die Abhängigkeit durch eine graue.

Ich nutze eigentlich nur die Abhängigkeit­en, denn hier hat die Farbe der Verbindungslin­ie einen beson­deren Nutzen: Liegt die abhängige Auf­gabe zeitlich vor der sie bedin­gen­den, wird die Lin­ie näm­lich rot statt grau.

Ins­ge­samt dient die Darstel­lung der Abhängigkeit­en im Gantt-Dia­gramm aber nur der Über­sichtlichkeit, alle Auf­gaben lassen sich trotz­dem unab­hängig davon bear­beit­en und auch abschließen.

Nett ist, dass sich nach dem Anle­gen ein­er Auf­gabe die meis­ten Dinge mit einem Recht­sklick darauf erledi­gen lassen.
Die Auf­gabe kann so schnell Mit­gliedern zugewiesen, als erledigt markiert oder von anderen abhängig gemacht werden.

Gantt-Dia­gramm und Dashboard

Die Stan­dard-Ansicht von Agant­ty ist natür­lich das Gantt-Dia­gramm, darum geht es ja schließlich.
Oben links kann aber auch jed­erzeit auf das so genan­nte „Dash­board” umgeschal­tet wer­den, in dem dann die Auf­gaben in Lis­ten­form zu sehen sind.

In bei­den Darstel­lun­gen lassen sich die Pro­jek­te fil­tern, im Dash­board kön­nen die Auf­gaben zusät­zlich nach Mit­gliedern oder Ter­minierun­gen filtern.

Alle Pro­jek­te und ihre Auf­gaben lassen sich außer­dem auf einen Schlag in Google- oder andere Kalen­der­for­mate exportieren, via Freiga­be-Link im Inter­net veröf­fentlichen oder ausdrucken.

Alles in allem ein mächtiges Tool, dass auch als Desk­top-Anwen­dung oder Smart­phone-App (dann aber im Wesentlichen nur zur Auf­gaben­ver­wal­tung nutzbar) instal­liert wer­den kann.

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